حتما بارها نام مامور خرید را شنیده‌اید. مامور خرید که با نام‌های دیگری نظیر مسئول خرید، کارپرداز، مباشر خرید، کارشناس خرید، کارگزار خرید یا مدیر تدارکات شناخته می‌شود، یک عضو مهم از سازمان هستند. این افراد تاثیر مستقیمی بر هزینه‌های نهایی سازمان و منابع آن می‌گذارند.
ماموران خرید برای انجام وظایف خود باید شناخت کاملی از بازار داشته و تامین‌کنندگان مختلف را بشناسند. از همه مهم‌تر اینکه، این افراد باید بتوانند ارتباط موثر و مثبتی را با تامین‌کنندگان برقرار کنند. اگر شما نیز قصد دارید تا به یک مامور خرید ماهر تبدیل شوید، باید ویژگیهای خاص این شغل را فرا بگیرید. در این مقاله از فروشگاه تجهیزات پزشکی هلث طب شما را با ۵ مهارت لازم برای کارگزاران خرید آشنا می‌کنیم. پس با ما همراه باشید.
به چه کسی مامور خرید می‌گویند؟
کارشناسان خرید، وظیفه تامین محصولات و خدمات موردنیاز سازمان را برعهده دارند. این کالاها می‌تواند شامل خودکارهای تبلیغاتی یا مواد اساسی کارخانجات باشد. در واقع، هدف شرکت‌ها از استخدام ماموران خرید، وجود افرادی است که بتوانند این کالاها را با کمترین قیمت، بالاترین کیفیت و بهترین خدمات پس از فروش ارائه دهند.
ماموران خرید همانند کارمندان دیگر پشت میز نمی نشینند. آن‌ها روزانه در حال تکاپو و فعالیت هستند تا تامین‌کنندگان مختلف را ارزیابی کرده و استراتژی خود را بچینند. علاوه بر این موارد، نظارت مداوم بر منابع سازمان و بررسی موانع و مشکلات پیش روی نیز، از وظایف یک کارشناس خرید است.
البته وظایف ماموران خرید تنها به این آیتم‌ها، ختم نمی‌شود. مسئولیت این افراد وابسته به سازمان یا شرکتی که در آن مشغول به کار هستند، متفاوت خواهد بود. گاهی نیاز است تا علاوه بر امور اجرایی خرید، وظایف نظارتی هم بر عهده ماموران خرید قرار بگیرد.
فرآیند خرید چگونه انجام می‌شود؟
شاید تصور کنید خرید کردن کار آسانی است. افراد زیادی در طول روز خرید می‌کنند و مشکلی نیز پیش نمی‌آید. اما واقعیت ماجرا این نیست. خرید برای یک سازمان همانند خرید برای مایحتاج یک خانه نخواهد بود. حجم بالای کالاهای خریداری شده و تنوع آن‌ها سبب شده تا ماموران خرید کار آسانی را پس رو نداشته باشند. در واقع، خرید برای سازمان به معنای انتخاب یک تامین‌کننده ازمیان هزاران کاندیدا و مذاکره درباره بندهای قرارداد است.
انتخاب تامین‌کننده و امضای قرارداد با آن، تاثیر مستقیمی بر هزینه‌های سازمان دارد. به همین دلیل، مامور خرید باید بهترین قیمت را پیدا کرده و مناسب‌ترین قرارداد را امضا کند. دقیقا همین موضوع، حساسیت بالای شغل مامور خرید را آشکار می‌کند. شما برای تبدیل شدن به یک مامور خرید ماهر باید علاوه بر فرآیند خرید، استراتژی‌های مختلف را نیز بدانید. تسلط بر این مراحل و پیدا کردن راه‌حل متناسب در حین تعامل با تامین‌کنندگان، مهم‌ترین قسمت از پروسه خرید شما خواهد بود.
گاهی فرایند خرید سخت‌تر نیز خواهد شد. در اکثر مواقع، تصمیم در مورد انتخاب کالا نیز برعهده مامور خرید گذاشته می‌شود. این افراد باید کالا مناسبی را انتخاب کرده و سپس فرایند خرید را آغاز نمایند. اگر انتخاب یک هدیه تبلیغاتی برعهده مامور خرید قرار بگیرید، او باید چندین نمونه تبلیغاتی متناسب را انتخاب کرده و به مدیران ارشد ارائه دهد. مثلا، انتخاب یک خودکار ارزان قیمت برای هدیه تبلیغاتی مدیر یک سازمان مناسب نخواهد بود. مامور خرید باید محصول دیگری که نفیس بوده و در عین حال قیمت بالایی نیز نداشته باشد را، ارائه دهد.
مهارت‌های لازم برای یک مامور خرید موفق
بارها اشاره کردیم که، شما برای تبدیل شدن به یک مامور خرید موفق باید مهارت‌های لازم برای این کار را کسب کنید. دقت، لیاقت و اعتماد راسخ شما به خودتان می‌تواند رمز موفقیت‌تان باشد. در ادامه پنج مهارت لازم را با شما درمیان می‌گذاریم.
-
مهارت مذاکره
تمام روابط شما در زندگی، نوعی مذاکره است. اما این مهارت در بازار بیشتر از بیش به چشم می‌آید. شما باید روابط عمومی بالایی داشته باشید و بتوانید با افراد مدنظر خود مذاکره کنید. برخورداری از مهارت مذاکره به شما کمک می‌کند تا قراردادهای بهتری را بسته و امتیازات بیشتری را کسب کنید.
-
مهارت تحلیل داده
داده‌های استخراج شده از بازار نیاز به تجزیه و تحلیل دارند. مامور خرید خوب کسی است که بتوانید این اطلاعات را به‌درستی تحلیل کرده و ارتباط آن‌ها را کشف کند. در واقع، تحلیل مناسب است که، شما و سازمان را در مسیر درست قرار خواهد داد.
-
مهارت ارتباطی
شاید مهم‌ترین مهارت یک مامور خرید، مهارت‌های ارتباطی آن باشد. شما باید بتوانید با تعداد زیادی از افراد ارتباط برقرار کرده و در مواقع لزوم از آن بهره ببرید. این ارتباطات به شما کمک می‌کند تا با ویژگیهای تامین‌کنندگان آشنا شوید. به طور مثال اگر تامین‌کننده‌ای در اکثر مواقع بدقول باشد، در قرارداد شما نیز تاخیر خواهد داشت. این مورد نیز می‌تواند به خوش‌نامی سازمان شما خدشه وارد کند. بنابراین، ارتباط با تامین‌کنندگان و ثبت سوابق ریز و درشت آن‌ها می‌تواند منجربه انتخاب درست شما شود.
-
آگاهی تجاری بالا
مگر می‌شود با بازار سروکار داشته اما آگاهی تجاری خود را بالا نبرد؟ ماموران خرید در اکثر مواقع در میان تامین‌کنندگان و عمق بازار تجاری قرار دارند. آن‌ها باید اطلاعات خود دائما به‌روز کرده و اتفاقات بازار را بررسی کنند. این کار به بالا بردن آگاهی تجاری و تسلط به امور بازار کمک شایانی خواهد کرد.
-
آگاهی از امور مالی و حسابداری
ماموران خرید با اعدادو ارقام دست‌وپنجه نرم می‌کنند. پس باید بر امور مالی و حسابداری تسلط داشته باشند. البته لازم نیست این افراد در حد یک حسابدار ماهر توانایی داشته باشند. اما باید بتوانند از عهده بررسی فاکتورهای خرید، درصد سود و زیان و تنظیم قراردادها برآیند. به شما پیشنهاد می‌کنیم برای تبدیل شدن به یک مامور خرید موفق، آگاهی خود از امور مالی را تا حد نیاز بالا ببرید.
یادداشت پایانی
ماموران خرید نقش به‌سزایی در موفقیت سازمان خواهند داشت. این افراد هزینه‌ها را مشخص کرده و امتیازات را رقم می‌زنند. بنابراین بسیار مهم است که چه افرادی به‌عنوان کارگزار خرید یک سازمان استخدام شود. این افراد باید پیش از هر چیز، مهارت‌های لازم برای این شغل را کسب کنند. در این مقاله ۵ مهارت لازم برای ماموران خرید را بررسی کردیم. اما در کنار این موارد، یک مامور خرید ماهر باید اعتمادبه نفس بالا، مهارت تصمیم‌گیری در شرایط بحرانی، مهارت جمع‌آوری اطلاعات، مهارت کار تیمی، هوشیاری، تاب‌آوری و… را نیز باید داشته باشد.